Quy định về hình thức mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC

I. Quy định về hình thức hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Nghị định 123/2020/NĐ-CP làm rõ khái niệm về hai hình thức hóa đơn điện tử chính: HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế (CQT). Sự phân chia này thay thế cho khái niệm hóa đơn xác thực và hóa đơn thông thường trước đây.

1. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được CQT cấp một mã định danh duy nhất trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này bao gồm số giao dịch và một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin hóa đơn.

Đối tượng áp dụng:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã đăng ký sử dụng loại hóa đơn có mã.
• Đơn vị thuộc diện rủi ro cao về thuế.
• Hộ, cá nhân kinh doanh đáp ứng tiêu chí về quy mô doanh thu/lao động, nộp thuế theo phương pháp kê khai.
• Trường hợp CQT cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
• Hộ, cá nhân kinh doanh dùng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với CQT.

2. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Là loại hóa đơn do chính tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ xuất gửi trực tiếp cho người mua mà không cần mã xác thực từ CQT.

Đối tượng áp dụng:

• Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực: Điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải (hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy).
• Các đơn vị đã có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng việc lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu HĐĐT đến CQT cũng như người mua một cách an toàn, thông suốt.

II. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử (Nghị định 123, Thông tư 78)

1. Doanh nghiệp không cần nộp mẫu hóa đơn khi thông báo phát hành

Căn cứ Nghị định 123, cơ quan thuế quản lý hóa đơn thông qua dữ liệu định dạng XML thay vì quản lý hình thức mẫu hóa đơn chi tiết. Do đó, doanh nghiệp có thể tự thiết lập mẫu hóa đơn điện tử theo nhu cầu mà không cần phải nộp Mẫu hóa đơn cho CQT khi đăng ký sử dụng.

Lời khuyên: Nên ưu tiên các mẫu hóa đơn đơn giản, chuẩn mực để quá trình tra cứu, phê duyệt diễn ra thuận lợi, tránh phát sinh các cấu trúc phức tạp khó đối soát.

2. Cấu trúc ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, trên mỗi bản thể hiện hóa đơn, ký hiệu mẫu số và ký hiệu HĐĐT được gộp chung thành một chuỗi 7 ký tự (đặt ở góc trên bên phải hoặc vị trí dễ nhìn thấy).

Ký tự 1: Ký hiệu mẫu số hóa đơn

Là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, thể hiện loại hóa đơn:

6 Ký tự tiếp theo: Ký hiệu hóa đơn điện tử

Chuỗi 6 ký tự này bao gồm cả chữ cái và chữ số, quy định như sau:

• 1 ký tự đầu (C hoặc K): Thể hiện có mã (C) hoặc không có mã (K) của CQT.
• 2 ký tự tiếp theo (Năm lập): Hai chữ số cuối của năm dương lịch (Ví dụ: Năm 2023 là 23, năm 2024 là 24).
• 1 ký tự tiếp theo (Loại HĐĐT sử dụng): Các chữ cái T, D, L, M, N, B, G, H. Cụ thể:
  • T: HĐĐT đăng ký sử dụng qua CQT bởi doanh nghiệp, hộ kinh doanh.
  • D: Hóa đơn bán tài sản công, dự trữ quốc gia, HĐĐT đặc thù.
  • L: HĐĐT do CQT cấp theo từng lần phát sinh.
  • M: HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
  • N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
  • B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
• 2 ký tự cuối (YY): Do người bán tự xác định để phục vụ quản lý nội bộ. Nếu không có nhu cầu, mặc định để là YY.

Một số ví dụ minh họa:

III. Quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử

Khoản 3, Điều 10, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã quy định rõ nguyên tắc đánh số trên hóa đơn như sau:

• Độ dài số hóa đơn: Ghi bằng chữ số Ả-rập, có tối đa 8 chữ số.
• Quy tắc tăng dần: Bắt đầu từ số 1 (00000001) vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng, tăng liên tục đến hết ngày 31/12 tối đa tới số 99 999 999. Khởi đầu năm mới, số hóa đơn sẽ tự động quay vòng lại từ số 1.
• Tính duy nhất: Hệ thống phải đảm bảo mỗi số hóa đơn cùng ký hiệu chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
• Doanh nghiệp không cần phải làm thông báo phát hành số lượng hóa đơn từ số... đến số... như các quy định cũ.

IV. Giải pháp hóa đơn điện tử VNPT Invoice - Chuẩn quy định pháp luật

Việc nắm vững các quy định về hình thức và mẫu số là cần thiết, tuy nhiên, để đảm bảo tính an toàn, chính xác tuyệt đối trong khâu vận hành, doanh nghiệp cần một nền tảng phần mềm vững chắc.

VNPT Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được thiết kế đáp ứng 100% các tiêu chuẩn khắt khe nhất của Tổng cục Thuế theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Hệ thống tự động thiết lập đúng cấu trúc ký hiệu, cấp số hóa đơn liền mạch, hỗ trợ truyền nhận dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế ổn định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% thời gian xử lý chứng từ.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)